Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR 2016/679

Laatimispäivämäärä: 3.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Turun Seudun Nuorisoasunnot ry

Yhteystiedot
Ratapihankatu 28 as 7, 20100 Turku
puh. 0400 491761
info@turunnuorisoasunnot.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

vastaava: puheenjohtaja Marko Grönlund
marko@grönlund@gmail.com
puh: 0400 459294

yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Anne Lehtonen-Härkönen
anne.lehtonen@turunnuorisoasunnot.fi
puh.0400 491761

3. Rekisterin nimi

Turun Seudun Nuorisoasunnot ry:n Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena ja Turun Seudun Nuorisoasunnot ry:n asiakas – ja sidosryhmätyön hoitaminen.

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on asiakassuhteen hoitaminen, organisaation toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen mukaan lukien asiakastyö ja koulutusten järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.

Toiminnassa voidaan käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä, esim. henkilön terveyttä koskevia tietoja. Tietoja kerätään erityisasumisneuvonnan ja toiminnan toteuttamista varten, kun rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen kyseisten henkilötietojen käsittelyyn.

Edellytyksenä on, että tietoja käsittelee vain ammattilainen tai henkilö, jolla on lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Rekisterin tuottamia tilastotietoja, joissa ei ole yksittäisen henkilön henkilötietoja, käytetään tuloksellisuusraportointiin sekä tutkimus- ja kehittämistyöhön.

5.Rekisterin tietosisältö

Järjestelmään voidaan tallennetaan väestötiedot, kuten asiakkaan nimi, syntymäaika, äidinkieli ja sukupuoli, yhteystiedot, mahdolliset luvat ja suostumukset, velkatiedot, asumishistoria, yhteistyöverkostojen tiedot, asiakkuuden alku- ja loppupäivämäärät, alkutilannetietoja, asumishistoria ja 3X10D®-elämäntilannemittarin tiedot, asumiseen asetettuja tavoitteita ja suunnitelmia, niiden toteutumista sekä asiakkuuden päätöstilannetietoja. Lisäksi järjestelmään kerätään tietoja tapaamisten kestosta, tavasta ja aiheista.

Sidosryhmäosioon kerätään sidosryhmien yhteystiedot.

Yhteistyökumppanien osioon kerätään yhteistyökumppanien tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkailta kysytään suostumus siihen, että annettuja henkilö- ja muita asiakastyössä käsiteltyjä tietoja saadaan kirjata

Turun Seudun Nuorisoasunnot ry:n asiakas- ja henkilötietorekisteriin. Lupa pyydetään kirjallisena tavattaessa ja puhelinpalvelussa tiedot tallennetaan rekisteriin työntekijän kirjaamina.

Asiakas- ja henkilötietorekisterin säännönmukaiset tietolähteet:

• Asiakkaan luovuttamat tiedot (tapaamisissa, sähköpostitse, puhelimitse jne.)
• Yhteistyötahon asiakkaan suostumuksella luovuttamat tiedot
• Asiakastyössä erityisasumisneuvojan ja asiakkaan välisten keskustelujen tiedot

Tietoja käsittelevät vain asiakastyötä tekevät sosiaali-, terveys- ja/tai kasvatusalan ammattilaiset (salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden alaiset).

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yhdistys ei myy tai vuokraa rekisteröityjä henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Tietoja voidaan luovuttaa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Tietoja voidaan luovuttaa, jos asiakas erikseen on antanut suostumuksensa tietojenvaihtoon yhteisesti sovittujen yhteistyötahojen kanssa.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA – maiden ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

1. Manuaalista aineistoa säilytetään mahdollisimman vähän
2. Manuaalinen aineisto säilytetään lukittavassa tilassa (kaapissa tai arkistotilassa) erityistä huolellisuutta noudattaen, tarkoituksenmukaisella tavalla.
3. Jokainen toimija vastaa rekisteristä tulostamastaan tai tallentamastaan aineistosta, sen salassa pidosta ja hävittämisestä.

B. Sähköisesti tallennetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

1. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.
2. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
3. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään.

Asiakastietoja säilytetään asukkaan kyseessä asumisen aikainen jakso tai muutoin vuosi tapaamisesta.

9. Tarkastusoikeus, oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet.

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15–21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin sekä tarkastaa asiakas- ja henkilötietorekisteriin itsestään tallennetut tiedot, oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valvontaviranomaisille valitus tavasta, jolla yhdistys käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle allekirjoitetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Osoite: Turun Seudun Nuorisoasunnot ry/rekisterinpitäjä, Ratapihankatu 28 as 7, 20200 Turku tai sähköpostitse osoitteeseen info@turunnuorisoasunnot.fi